I en hverdag hvor vi stadig får flere oppgaver vi må mestre, kommer mange av oss til et punkt hvor det sier stopp! Om vi skal ha muligheten til å gjøre oppgavene på en effektiv måte, trenger vi god planlegging av prosjektene våre. Det gamle ordtaket “Failing to plan is planning to fail” gjelder fortsatt.

Den naturlige planleggingsprosessen:

Denne metoden for mer effektiv planlegging, lærte jeg av David Allen i boken Getting Things Done.

Steg 1: Hvorfor gjør jeg dette? Ved å stille deg dette spørsmålet klargjør du for deg selv hva du ønsker å få ut av prosjektet. Dette er starten på å få en klar ledestjerne som vil lyse opp veien. Uproduktive mennesker bruker dette spørsmålet alt for sjeldent. De bruker unødvendig mye tid på oppgaver som ikke er så veldig viktig. Grunnen til det er at de ikke vet hva de egentlig ønsker å få ut av prosjektet.

Steg 2: Bestem visjonen din. En visjon er et klart bilde om hvordan utfallet av prosjektet vil være. En arkitekt lager seg alltid et klart og tydelig bilde om hvordan huset vil se ut, når det er ferdig bygget, og vi burde gjøre det samme med prosjektene våre. Dette bildet vil også gi oss hint om hva vi trenger å gjøre.

Steg 3: Brainstorm alle ideene du kommer på. Her skal du skrive ned alt du kommer på, av det som må gjøres. Personer som må kontaktes, ting du må kjøpe, hva du skal snakke om osv. Her er det viktig å være ukritisk, siden oppvasken kommer i neste steg.

Steg 4: Organiser ideene dine fra punkt 3. Her stryker du ut tingene som ikke egentlig er relevant for prosjektet, eller legger til nye ting du kommer på. Her vil du også nummerere og organisere hva som må gjøres i hvilken rekkefølge. (Ta gjerne en kort pause mellom steg 3 og 4)

Steg 5: Hva er den minste lille tingen du kan gjøre for å starte dette prosjektet? Er det å finne et telefonnummer? Er det å kjøpe nye notatark, eller bare å finne en artikkel eller noe informasjon? Ved å finne den minste lille tingen du kan gjøre nå, for så å gjøre den, starter du prosessen. Det er som om hjernen nå skjønner at dette er alvor, og at dette er noe som skal gjøres. Hvis du gjør dette, blir oppgavene som kommer etter til å være mye lettere.